こんにちは。昭和課長です。
管理職として若手社員と接していると、「もう少し結論から話してくれたら分かりやすいのに」と感じる場面はありませんか。
私も先日、そのような出来事を経験しました。
ある若手社員が発注した資材の数量を計算ミスし、本来よりも多く納品されてしまいました。
しかし、その報告は意外なところから始まったのです。
「メーカーへ返品できるか確認したのですが、特注品なので返品できませんでした。」
私は一瞬、「何の話だろう？」と戸惑いました。
そのあとに続いたのが、「実は数量を間違えて発注してしまいました」という本題でした。
結果的には余った資材の使い道を社内で検討し、大きな損失にはなりませんでした。
しかし私は、この出来事を通して、昭和世代とZ世代では報告の順番そのものに違いがあるのではないかと感じました。
今回は、この出来事から感じた「報告の順番」と「伝え方」の違いについて、現役管理職の視点からお話しします。
報告は「返品できませんでした」から始まった
その日は仕事も順調に進み、大きな問題もなく一日が終わると思っていました。
すると若手社員が少し申し訳なさそうな表情で近づいてきました。
「実は報告があります。」
そう言われると、管理職としては何かトラブルがあったのだろうと身構えます。
続いて出てきた言葉は、
「メーカーへ返品できるか確認したのですが、返品できませんでした。」
という内容でした。
私は思わず、
「返品できないって、どういうこと？」
と聞き返しました。
そこで初めて、数量を計算ミスして必要以上に資材を発注してしまったことを知りました。
つまり本人の中では、
- 返品できるか確認した
- 返品できなかった
- だから報告した
という順番で話していたのです。
一方、私が最初に知りたかったのは、
- 何が起きたのか
- 何を間違えたのか
- 現在どういう状況なのか
という事実でした。
そのあとに経緯や対応策を聞けば十分だったのです。
決して若手社員に悪気があったわけではありません。
むしろ、自分なりに解決しようと動き、メーカーへ問い合わせまで済ませていました。
責任感がないわけではなく、「まず自分で対応してから報告しよう」と考えた結果だったのでしょう。
だからこそ、「報告の順番」が違うだけで、お互いの受け取り方が大きく変わってしまうことを実感しました。
昭和世代は「まず結論」が当たり前だった
私たち昭和世代は、仕事を教わる中で「まず結論から話せ」と何度も教えられてきました。
上司は忙しく、細かな経緯よりも最初に結論を知りたいという場面が多かったからです。
例えばミスをした場合でも、
「数量を間違えて発注しました。」
この一言が最初にあるだけで、その後の話は落ち着いて聞くことができます。
そのあとに、
- 原因
- 対応状況
- 今後の対策
を説明すれば、話の流れも理解しやすくなります。
逆に、経緯から長く説明されると、「結局何が起きたのか」が分からず、不安や焦りだけが先に大きくなってしまいます。
これは決して若手社員を責めたいわけではありません。
私自身も新人の頃は、話が長いと先輩から「結論は？」と言われた経験が何度もあります。
そうした経験を積み重ねる中で、「まず結論、そのあと理由」という話し方が自然と身についたのだと思います。
だからこそ、今の若手社員と話していると、報告の組み立て方そのものが大きく変わってきていることを感じます。
世代が違えば、仕事の進め方だけでなく、コミュニケーションの順番も変わるのかもしれません。
なぜZ世代は経緯から話すのか
今回の出来事を振り返ってみると、若手社員は決して言い訳をしたかったわけではないと思います。
むしろ、自分なりに問題を解決しようと考え、メーカーへ問い合わせを行い、その結果を報告していました。
本人にとっては、行動した順番に説明することが、一番分かりやすい伝え方だったのでしょう。
しかし、管理職である私が知りたかったのは、「何が起きたのか」という事実でした。
最初に「数量を間違えて発注してしまいました。」と聞いていれば、その後の返品の可否や対応状況も落ち着いて聞くことができます。
ところが、「返品できませんでした。」という言葉から始まると、「何を返品しようとしたのか」「なぜ返品が必要なのか」が分からず、頭の中で状況を整理しながら話を聞くことになります。
この違いは、どちらが正しいという話ではありません。
若手社員は、起きた出来事を時系列で丁寧に説明しようとしているだけです。
一方で、管理職は複数の仕事を同時に抱えていることが多く、まず結論を把握してから詳細を聞きたいと考える傾向があります。
つまり、報告の順番に対する考え方が違うだけで、お互いに悪気はないのです。
今回の出来事を通じて、私は「結論から話してほしい」と思うだけではなく、「なぜその順番で話したのか」を理解することも大切だと感じました。
管理職は「結論から話して」ではなく、伝え方を教えることが大切
私は若手社員との面談で、「結論から話した方が伝わりやすいよ」と伝えました。
すると本人は、「その方が分かりやすいんですね。」と素直に受け止めてくれました。
考えてみれば、私たち昭和世代も最初から結論を話せていたわけではありません。
新人の頃、先輩や上司から「まず結論は？」と何度も教えられ、少しずつ身につけてきたものです。
だからこそ、今の若手社員にも「知っていて当然」と考えるのではなく、仕事の進め方と同じように、報告の仕方も教えていく必要があるのだと思います。
例えば、今回のケースであれば、次のような順番で話すと、相手にも伝わりやすくなります。
- 数量を間違えて発注してしまいました。
- 返品できるかメーカーへ確認しました。
- 特注品のため返品はできませんでした。
- 余った資材の活用方法を相談させてください。
このように「結論→経緯→現状→相談」の順番で伝えるだけで、聞く側の理解は大きく変わります。
報告は、話す側だけで完結するものではありません。
相手に正しく伝わって初めて、良い報告になります。
管理職としては、「結論から話して」と指摘するだけで終わるのではなく、具体的な伝え方まで一緒に教えていくことが、若手社員の成長につながるのではないでしょうか。
まとめ
今回は、若手社員から受けた発注ミスの報告を通して、「報告の順番」の違いについて考えてみました。
昭和世代は、「まず結論、そのあと理由」という話し方に慣れています。
一方で、Z世代には、出来事を順番に説明することが自然な人も少なくありません。
どちらが正しいということではなく、相手が理解しやすい順番で伝えることが、仕事ではとても大切です。
私自身も、「結論から話してほしい」と思うだけではなく、どうすれば伝わりやすくなるのかを一緒に考え、伝えていきたいと思いました。
世代が違えば、価値観も伝え方も変わります。
だからこそ管理職には、「違い」を否定するのではなく、お互いが理解しやすいコミュニケーションを築いていく姿勢が求められているのだと改めて感じています。
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